CLIENTE
Simon
ÁREAS DESARROLLADAS
Gestión del tiempo
Gestión de conflictos
Toma de decisiones
Competencia digital
HERRAMIENTAS TRANSMEDIA
Piezas AV (Storytelling)
Juego de cartas (Gamificación)
Decálogo de Reuniones efectivas
OBJETIVOS
Optimizar la eficiencia de las reuniones presenciales en toda la compañía, excesivas y altamente ineficientes.
BRIEF
El cliente plantea la necesidad de mejorar en la gestión de las reuniones internas, hacerlas más eficientes y que dejen de generar pérdidas de tiempo en toda la organización.
Una aproximación humorística e irónica a la vez que poco conflictiva para una transformación real.
El plan pasa por concienciar a todos sobre las técnicas de uso eficiente del tiempo en reuniones y por crear un elemento físico que recuerde constantemente sobre estas técnicas de eficiencia y sobre sus antagonistas, los ladrones de tiempo.
5 piezas Audiovisuales con consejos para hacer perder máximo tiempo a tus compañeros (:D), el juego de cartas del Robatiempos y el Decálogo de buenas conductas en reuniones.
LA PROPUESTA
Cookie Box propone un trabajo de cocreación con directivos y mánagers con los que desarrollar el nuevo ritual de reuniones y los materiales para hacer efectivo el cambio. Estos elementos serán unas piezas AV para introducir la narrativa y la disfunción empresarial, un decálogo de las conductas adecuadas y un juego de cartas para combatirlas de manera divertida pero implacable.
DESARROLLO DEL PROYECTO
El primer Workshop con Directivos se inicia con una reunión ficticia en la que cada uno de los asistentes juega con unos objetivos ocultos y unos comportamientos también desconocidos por el resto del equipo, y que va aplicando progresivamente. Un icebreaker que muestra lo difícil que puede ser gestionar algunas reuniones y con el que todos conectan rápidamente.
A partir de aquí la sesión con Directivos sirve para detectar todas las posibles disfunciones en las reuniones en la empresa, agruparlas y crear el Decálogo Simon de reuniones efectivas, un completo y exhaustivo conjunto de recomendaciones para superar todas esas conductas viciadas.
Este documento se contrastará en las dos sesiones con Mánagers para conseguir validar el Decálogo definitivo. Seguidamente se compartirán historias de pérdida de tiempo en Simon y se trabajará sobre los Superpoderes del Robatiempos y sus antídotos.
Unas sesiones de creación ricas en contenido y tremendamente divertidas en la que los participantes explicarán situaciones delirantes que demuestran una vez más que la realidad supera ampliamente la ficción.
Todo el material generado en esas dos sesiones se utilizará para crear posteriormente dos nuevos elementos que permitirán difundir el nuevo ritual de reuniones:
1. Los Consejos del Robatiempos: 5 piezas AV protagonizadas por el personaje del Robatiempos, que da las claves para hacer perder el máximo tiempo a los compañeros (un recurso excesivamente utilizado, según él).
2. El juego de cartas con cada uno de los superpoderes del Robatiempos (Llegar tarde; Venir sin leer la documentación; Convocar masivamente; Irse por las ramas; Hablar de su libro; Interactuar con el Smartphone; Hablar por teléfono; Entrar y salir; Evitar tomar decisiones; No hacer un cierre ni un acta;… y muchos más! Hasta 30 comportamientos extraordinarios para hacer perder el tiempo a los compañeros) y sus antídotos, frases que acaban con esos poderes como si fuesen la criptonita del Robatiempos.
Las piezas AV Consejos del Robatiempos se enviarán a todos los empleados mediante una campaña de newsletters de 5 semanas, lo que generará una difusión boca-oreja brutal. El buzón del Robatiempos se llena de mensajes de amor y de odio.
La última pieza AV sirve para presentar el juego de cartas, que a partir de ese día encontrarán en las salas de reunión y que permitirá a los asistentes lanzar cartas de Robatiempos a sus compañeros cuando estén haciendo perder el tiempo a los demás.
En definitiva, un proyecto que es un ejemplo extraordinario y realmente transformador de fusión de Storytelling, Gamificación y Cocreación. Porque más allá de las sesiones están los elementos que permiten que el cambio cultural se produzca.
Unos elementos aterrizados a la realidad de la empresa, pues han sido creados por los propios trabajadores, con sus disfunciones e historias reales como ingredientes principales.
RESULTADOS
Altísimo seguimiento y feedback de la campaña de newsletters del Robatiempos; feedback híperpositivo sobre este personaje; y difusión y concienciación extensivas del nuevo ritual: la palabra Robatiempos ya forma parte de su vocabulario y cultura.
How to improve the time management within meetings thanks to a funny set of co-created cards, which fight against Time-Stealers in the meetings.
CLIENT
Simon
DEVELOPMENT AREAS
Time management
Conflict management
Decision taking
Digital Competences
TRANSMEDIA TOOLS
Videos (Storytelling)
Set of cards (Gamification)
10 Golden Rules for effective meetings (Decalogue)
GOALS
To optimize the efficiency in day-to-day meetings among the whole Company, which tend to be excessive and highly inefficient.
BRIEFING
The client brought up the need to improve internal meetings, especially regarding time management, a direct cause of meetings’ inefficiency.
A humoristic and ironical approach to real culture transformation.
The strategy started with an awareness campaign followed by a card game the users would find in each meeting room to help them fighting against the well-known Time-Stealer.
5 audiovisual pieces with tips on how to waste your colleague’s time :D, the Time-Stealer game based on a set of cards and a 10 Golden Rules for Meetings.
THE PROPOSAL
From Cookie Box we suggested a co-creation session with Directors and Managers, where they agreed on the new 10 Golden Rules of a meeting ritual, as well as the materials to communicate the change. These elements became later raw material for the awareness videos, which introduced the narrative and the inefficient situations, as well as raw material for the card game.
PROJECT DEVELOPMENT
The first workshop with the Directors started with a fake meeting in which each of them had specific goals to achieve and behaviours to activate, of course hidden from the rest of participants. A fun icebreaker activity to demonstrate how difficult a meeting management can be.
After this awareness activity, Directors listed all possible dysfunctions within meetings all over the company, clustered them and summarized them up to create the 10 Golden Rules Decalogue.
After this first workshop, we had a similar session with the Middle-Management, to double check and incorporate their experience into both, the Decalogue and the set of cards. Managers also shared real stories and examples of non-effective situations in meetings, more material for us for the scripts development, to make them as real as possible, so anyone could identify him or herself with a character.
Both co-creation sessions were designed balancing rigorous content and a fun approach, which promoted collaborative activities, a comfortable space where to share real experiences and very fun moments which proved, once more, that sometimes reality outdoes fiction.
To sum it up, the outputs from the project were:
1. The Time-Stealer tips: 5 videos with the same main character, the Time-Stealer, who gave fun and exaggerated tips on how to waste your colleague’s time.
2. The Card Game, with all the Time-Stealer “superpowers”: arriving late and without having read the previous documentation, just caring about the achievement of your own goals, constantly checking your phone, coming in and out of the room, ending up not taking any decision or not writing any next steps or report… Up to 30 “tips” as well as 30 antidotes –short sentences- designed to “eliminate” each of them.
RESULTS
A widely-followed communication campaign; super positive feedback regarding the main character and an increase of the global awareness and the new Golden Rules. Furthermore, the word “Time-Stealer” became part of their day-to-day vocabulary and culture.